办公室

学院办公室（外事办公室）是学院行政综合办事机构。其主要职能有：

一、文秘工作

1.负责草拟学院发展规划、制度、规定等工作；

2.负责对学院文件、会议精神执行情况的检查、督办和协调；

3.负责机要工作和校内外文件收发工作；

4.负责学院统计工作，审核、上报各类统计报表；

5.负责草拟学院工作计划、总结、报告、决定、通知等文件；

6.负责学院印章以及合同专用章的管理与使用工作；

7.负责审核、办理、监管各部门、各单位印章的刻制、启用、收缴工作；

8.负责法人证书年检等工作；

9.负责学院章程的起草修订工作；

10.负责学院各类合同、法律事务管理，负责学院报刊、信件等收发工作。

二、会务工作

1.负责学院院长办公会、全院性重要会议的会务工作；

2.负责其他全校性、专门性会议的召集和安排；

3.负责会议记录，刊发会议纪要，检查会议决定的执行情况；

4.负责全院性值班、节假日及每周会议安排，负责学院重大活动和重要接待的组织与协调；

5.全院会议室、报告厅、接待室和专家工作室等场所的管理工作。

三、车辆工作

1.负责全院公务车辆租赁工作；

2.负责公务车辆的交通安全管理与教育工作。

四、外事工作

1.负责外事工作政策的制定，合作协议的审核，相关手续的报批和办理、外事接待等工作；

2.负责外籍教师、专家的聘用，留学生招录等工作的管理；

3.负责承办礼宾和综合性接待工作；

4.负责对外事务联络、接洽、答复与查询工作。

五、档案工作

1.负责学院档案工作，编写年鉴和大事记；

2.负责学院文书档案和综合档案的立卷、归档及保管工作；

3.负责学院其他部门各类专业档案检查、指导及管理工作；

4.负责学院各类档案馆制度的督查落实工作。

六、综合工作

1.负责学院校名、校标等无形资产管理；

2.负责学院信息公开工作；

3.部门目标任务的制定及考核工作；

4.负责名片、笔记本、纸杯、信封、手提袋等的印制和分发工作；

5.负责OA办公系统管理；

6.负责学院便函、介绍信、证明信出具；

7.负责办公室部门网页管理；

8.负责本部门职工考勤及意识形态等思想政治教育；

9.院领导交办的其他工作。